Gedragscode – Goede dingen doen en die goed doen –
De basisprincipes van iedere code zijn integriteit van handelen, transparantie en goed bestuur en toezicht.
Een en ander is hier niet alleen beschreven maar is ook praktijk en zichtbaar.
1 Financieel beheer en bindende wijze waarop ingezamelde gelden gekoppeld worden aan de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en) waarvoor ze zijn bestemd
1.1 De BiJeVa vereniging (nader te noemen vereniging) staat geregistreerd als goededoelen organisatie in het Belgisch Staatsblad. De vereniging moet om haar jurisdisch statuut te behouden als vereniging zonder winstoogmerk ingevolge het nieuwe wetboekvennootschappen en verenigingen (afgekort WVV – 01 mei 2019 ) onder meer een regelmatige boekhouding houden en jaarlijkse boekhoudkundige documenten opmaken overeenkomstig een door de Koning vastgesteld model.
De vereniging is erkend om fiscale attesten uit te reiken en werd daarvoor en bij elke verlenging van de erkenning grondig doorgelicht door de Federale Overheidsdienst Financiën afdeling fiscaliteit. Bovendien wordt de vereniging wat haar gesubsidieerde vakantiewerking aangaat jaarlijks financieel gecontroleerd door de subsidieverstrekker IVA Toerisme Vlaanderen. Aanvullend werd in het 15 jarige bestaan van de vereniging herhaaldelijk projectsubsidie verstrekt door o.a.de Nationale Loterij en vermogen fondsen beheerd door de Koning Boudewijnstichting waarbij de jaarrekeningen dienden voorgelegd.
1.2 Haar Algemene Vergadering beslist jaarlijks over de nauwgezetheid en de goedkeuring ervan. Bovendien houdt dit hoogste gezagsorgaan van de vereniging toezicht op de neerlegging van de boekhouding (ontvangsten en uitgaven), de jaarrekening over het afgelopen dienstjaar, en de begroting (maximum toegelaten uitgaven en verwachte ontvangsten ) voor het volgende dienstjaar, bij de griffie van de rechtbank van koophandel in het arrondissement waar de vereniging haar zetel heeft en waar een dossier gehouden wordt (momenteel: Noordlaan 31 – 9200 Dendermonde Tel.:052/25 93 70-80).
1.3 Het bestuur van de vereniging staat in voor het houden van een regelmatige boekhouding, daarbij zorg dragend voor een getrouwe opname van alle opbrengsten uit haar fondsenwerving en de daaraan verbonden kosten, alsmede alle bestedingen die met de opbrengsten zijn gefinancierd, en het opmaken van jaarlijkse boekhoudkundige documenten. De boekhouding van BiJeVa vzw wordt ingevuld door Cindy Verbert, erkend Fiscaal Accountant 11410533 – Fiscaliste BIBF 30067471 met implementatie van de baten- en kostenstructuur aangegeven in de begroting van de vereniging.
1.4 De vereniging voert haar eigen fundraising met betrekking tot het verkrijgen van de benodigde financiële middelen. De vereniging maakt daarbij alleen gebruik van maatschappelijk geaccepteerde wervingsmethoden zoals o.a. netwerking, presentatie… . Bij wie de vereniging werft staat aangegeven in de baten structuur van haar begrotingsplan dat gepubliceerd staat op haar website bijeva.be. Enkel een subsidie ten belope van maximum 75% van slechts de werkelijk gemaakte vervoers-, verblijfs-, animatiekosten voor sociaal toerisme (onze vakantiewerking voor kinderen die opgroeien in kansarmoede) wordt ten bezware van de begroting van IVA Toerisme Vlaanderen (een stukje Vlaamse Overheid) verleend aan de vereniging. Het bedrag (€ 7000 – € 7500) wordt slechts uitbetaald na inspectie door Toerisme Vlaanderen van de inschrijving van de facturen en hun betaling in de boekhouding en aanvaarding van die facturen en betalingsbewijzen. Het betreft dus een na gefinancierde subsidie!
1.5 De vereniging geeft inzicht in de verhouding tussen bestedingen aan de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en) – ook projectwerking genoemd -, wervingskosten en kosten beheer en administratie – samen ook basiswerking genoemd -, in een bestedingsoverzicht die gepubliceerd staat opbijeva.be.
De vereniging streeft ernaar dat de som van de kosten voor de basiswerking zo laag mogelijk blijft en niet meer dan 25% van de totale uitgaven bedraagt. Afwijkingen daarop dienen uitzonderlijk te blijven en dienen verrechtvaardigd te zijn door het feit dat de vereniging voor haar basiswerking afhankelijk is van externe financiële middelen (sponsoring) gezien haar vrij algemeen aangenomen toepassing van een voor onze doelgroep noodzakelijk laagdrempelige deelnamebijdrage van € 25 per kind en door de overheid slechts enkele elementaire vakantiekosten worden gefinancierd. Alle andere services en activiteiten worden gratis aangeboden aan ouders en kinderen.
Wervingskosten zijn kosten die gemaakt worden om geld binnen te halen voor de services en activiteiten die de vereniging aanbiedt. De eigenheid van de services en activiteiten zijn gebaseerd op het feit dat een kind nooit alleen arm is, er is een heel gezin arm. Verzachten van kinderarmoede vraagt dan ook om het aanpakken van armoede in het gezin.
Wervingskosten hebben enkel betrekking op de uitgaven die worden gedaan om gelden binnen te krijgen in de vereniging en hebben niets te maken met de efficiency, het functioneren of het uiteindelijke resultaat van het goed doel.
Elke euro die aan fondsenwerving wordt besteed, moet minstens 3 euro opbrengen. De rendementsratio moet dus minstens 3 zijn.
Middelen voor de eigen fondsenwerving komen bij voorkeur uit de opbrengsten, na aftrek van de kosten, van sponsorgelden en als die onvoldoende zijn uit de continuïteitsreserve. Wij zullen indien noodzakelijk niet meer dan 15% van de inkomsten uit de schenkingen van private partijen (bedrijfsleven en particulieren), gebruiken voor werving.
Wervingskosten worden in de boekhouding van onze vereniging ondergebracht bij de uitgavenpost “Fundraisingsvoering”. De wervingskosten maken deel uit van de kostenposten in de basiswerking en de projectwerking naargelang de directe wervingsinspanningen specifiek worden gepleegd voor de basiswerking en de projectwerking; dan naar ratio.
1.6 De vereniging zal met opbrengsten, na aftrek van de kosten, uit sponsoring alle kosten die verbonden zijn aan online doneren dragen, zodat donaties van private partijen (bedrijfsleven en particulieren) altijd 100% besteed worden aan de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en). Die kosten zijn o.a. kosten om het donatieplatform online te plaatsen en te houden (aankoopdomeinnaam, hosting abonnement en jaarlijks domeintarief) alsook de kosten aan de betaalaanbieder voor de aangeboden betaalmogelijkheid. Het BiJeVa donatieplatform is een dienstverlening die BiJeVa en donateurs bij elkaar brengen volgens de principes van crowdfunding en kreeg de url crowddonation.be en werd ingericht als donatie shop.
Zo borgt BiJeVa vzw de onderstaande belangen van donateurs:
- Je wil als donateur dat jouw centen 100% terechtkomen bij diegene aan wie je ze schonk en dat die ze 100% uitgeeft aan de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en) al dan niet volgens je voorkeuren.
1.7 De vereniging zal donaties van werven met een specifiek doel altijd besteden aan datgene waarvoor de actie werd opgezet. Zoals o.a. acties op haar donatie shop of een actie voor concrete extra’s (die maar aangekocht of ingezet worden op het ogenblik dat de fondsen ook gerealiseerd zijn) of een actie om alle kosten voor de aanvang van het organiseren van een evenement te dekken, zodat de inkomsten uit het evenement als opbrengst uit evenementenwerving kunnen besteed worden en de vereniging financieel geen enkel risico loopt.
1.8 Er worden geen lonen betaald, maar ook geen huurgelden, geen uitgaven aan wervingsbedrijven die geld inzamelen of services daartoe verlenen voor goede doelen. Wij schreeuwen niet om uw geld met TV / radio spots, gesponsorde programma’s op TV, met call centers, dure direct mailacties. Door bewust dergelijke kostenvreters af te houden kan BiJeVa vzw haar basiswerking betalen met sponsorgelden zo nodig aangevuld uit de continuïteitsreserve. Het is dus bij BiJeVa de regel dat geld van donateurs 100% wordt besteed aan het goed doel.
1.9 Continuïteitsreserve
Vanuit een oogpunt van voorzichtigheid en dus tevens goed bestuur heeft BiJeVa behoefte aan een continuïteitsreserve als een algemene, langdurige ‘buffer’ voor toekomstige risico’s aan de uitgaven- en/of inkomstenkant. Risico’s kunnen ontstaan door wel en niet door BiJeVa te beïnvloeden factoren.
Redenen voor het hanteren van een continuïteitsreserve
• Deze buffer zorgt ervoor dat de services en activiteiten van BiJeVa vzw niet op korte termijn behoeven te worden gestaakt en bijvoorbeeld huurlasten van het vakantieverblijf veilig zijn gesteld. Concreet gaat het om de uitwerking van ‘continuïteit van steun aan de statutair bepaalde doelstelling(en)’. Het belang van de doelstelling wordt gediend doordat wijzigingen in de inkomsten en/of uitgaven de continuïteit op korte termijn niet beïnvloeden.
• Deze buffer fungeert als een schommelfonds. Incidentele meevallers aan de inkomstenkant worden niet direct, ongepland aan de doelstellingen besteed. Ze worden toegevoegd aan de continuïteitsreserve, zodat ze gepland in een volgend begrotingsjaar kunnen worden aangewend. Op deze wijze wordt voorkomen dat meevallers niet doelmatig en niet doeltreffend worden besteed.
• Deze buffer zorgt voor continuïteit in het voldoen aan de opgebouwde morele verplichting aan de doelgroep.
• Het belang van BiJeVa, haar vrijwillige medewerk(st)ers, haar extern betrokkenen en haar gevers wordt gediend door risico’s voldoende af te dekken om levensvatbaar te blijven.
Indien er voor een bepaald boekjaar te veel geld wordt geworven zal de vereniging de saldi in haar continuïteitsreserve onderbrengen. De continuïteitsreserve zal uitsluitend aangewend worden om haar services en activiteiten te verankeren zodat continuering ervan mogelijk worden en blijven. De betreffende saldi zullen in de eerst volgende begroting van het goede doel met voorrang opgenomen worden onder de inkomstenpost ‘opname uit de beschikbare reserve’ met dien verstande dat geen afbreuk wordt gedaan aan de regel dat de vereniging minstens het gemiddelde werkingsbudget van de laatste twee jaar in die reserve moet houden, zodat aangekondigde services en activiteiten kunnen doorgaan.
De vereniging zal niet meer dan 2 keer het gemiddelde van haar jaarbudget van de laatste twee werkingsjaren in haar eigen continuïteitsreserve hebben, ter wille van maximale continuïteit van het goed doel, om een onverwachte terugval van de inkomsten of stagnerende inkomsten of een onverwachte overschrijding van een begrotingspost te kunnen opvangen en om toekomstplannen die van doorslaggevend belang zijn voor de organisatie en waarvoor extra geld nodig is te realiseren.
De continuïteitsreserve zal uitsluitend worden in stand gehouden met:
· overschotten van opbrengst sponsorgelden;
· de na gefinancierde subsidie;
· (duo)legaten
Donaties van particulieren zullen met voorrang in het jaar van de donatie aangewend worden voor de uitvoering van de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en). Tenzij hierdoor de vereniging niet zou kunnen voldoen aan de voorwaarden tot uitkering van een toelage of subsidie gesteld door overheidsinstanties, stichtingen en (vermogen)fondsen, waarvoor vzw BiJeVa een dossier indiende en de toelage of subsidie effectief door de verstrekker wordt toegekend.
Als het maximum van de continuïteitsreserve (eigen vermogen) overschreden wordt zal de vereniging aan dit deel een concrete bestemming toekennen, altijd daaraan besteden en helder en duidelijk in de begroting van volgend werkingsjaar en het jaarverslag vermelden. Zoals o.a. aan concrete extra’s (die maar aangekocht of ingezet worden op het ogenblik dat de fondsen ook gerealiseerd zijn) voor de kwaliteitsbeleving direct of indirect bij de doelgroep te verhogen, of aan een actie om alle kosten voor de aanvang van het organiseren van een evenement te dekken, zodat de inkomsten uit het evenement als opbrengst uit project fondsenwerving kunnen besteed worden en de vereniging financieel geen enkel risico loopt, of in de eerstvolgende begroting opnemen aan de inkomstenzijde in de post ‘Opname uit de beschikbare reserve’.
De vorming van reserves anders dan de continuïteitsreserve of zonder benoemde bestemming, achten wij niet wenselijk.
Dit alles om te voorkomen dat de vereniging het eigen vermogen onbeperkt zou kunnen laten groeien i.p.v. aan te wenden voor de uitvoering van de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en).
En anderzijds zal het minimum van de continuïteitsreserve niet onder 1,5 maal het gemiddelde van haar jaarbudget van de laatste twee werkingsjaren dalen om te vermijden dat het eigen vermogen zou afkalven waardoor maximale toeleiding van deelnemers, steun in het thuismilieu en/of continuering van de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en) niet meer verzekerd blijft of onmogelijk wordt.
1.9 De vzw BiJeVa wil geen geld van donateurs besteden aan bureaucratische zaken die niets te maken hebben met het voor elkaar krijgen van de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en) noch het verschil maken in het behalen van toeleiding en resultaten bij ouders en kinderen waar de vereniging zich toe richt. Evenmin als geld wenst zij daaraan veel tijd te besteden wat ten koste zal gaan van de inzet voor waar het voor BiJeVa vzw feitelijk omgaat.
2 Bestuursvorm, het nastreven van de statutair bepaalde hoofddoelstelling(en) en waarborgen van samenhang en transparantie
2.1
Het bestuur bestaat uit ten minste 2 natuurlijke personen en bestaat actueel uit 4 bestuursleden
– Het bestuur bestuurt de statutair bepaalde doelstelling(en) los van zakelijke belangen, familiebanden of connecties met andere organisaties.
– Het bestuur vergadert na bijeenroeping door de Voorzitter zo dikwijls als het belang van de VZW en goed bestuur het vereist met een minimum van 1x per jaar
– Bestuursvergaderingen worden genotuleerd
– Zonder tekort te doen aan de effectieve Leden aan wie in de statuten een uitgebreider stemrecht wordt verschaft beschikt ieder bestuurslid over één stem.
– Het stemrecht van effectieve Leden kan enkel uitgebreid worden om hen toe te laten hun beleid, visie, fundraising verdiensten en daadkracht die de vereniging de eerste vijf jaar van haar bestaan op de kaart heeft gezet te kunnen vrijwaren door een beslissende invloed te kunnen uitoefenen op o.a. de oriëntatie van het beleid, de fundraisingresultaten, de besteding van financiële middelen en er te kunnen op toezien dat de uitvoering van de statutair bepaalde doelstelling(en) van de vereniging met de gevoerde efficiënte feitencratische aanpak gerespecteerd wordt(en). Zo verstrekt bezielster en statutair benoemd effectief lid Anny De Windt heel wat inhoudelijke, materiële en financiële steun om de vereniging levensvatbaar te houden en de statutairbepaalde doelstelling(en) te bereiken.
– Periodiek aftreden bestuursleden met herbenoeming
– Bestuursleden ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging. Een redelijke vergoeding voor gemaakte onkosten wordt niet als bezoldiging aangemerkt.
– Geen familie of meer dan één lid uit een gezin of gezinsverband binnen het bestuur
– Geen enkel bestuurslid die toezichthouder, bestuurslid, aandeelhouder, investeerder, medewerker dan wel (mede)oprichter is neemt deel aan de beslissing tot goedkeuring dat een relatie tegen betaling diensten verricht voor vzw BiJeVa. Er is bij aandelen participaties / investeringen voor zover de gecumuleerde waarde hiervan op het moment van het nemen van de beslissing tot goedkeuring niet hoger ligt dan de waarde van 5 aandelen geen sprake van (schijnbare) belangenverstrengeling.
2.2 De vzw BiJeVa voert actie m.b.t. sociale uitsluiting van kinderen die opgroeien in kansarmoede vanuit de insteek dat gelijke kansen oneerlijk zijn als de omstandigheden van mensen waarin ze kansen moeten benutten niet ook gelijk(er) gemaakt worden. Haar werkzaamheden vallen in de sector Welzijn. Als welzijnsorganisatie houdt ze zich dus bezig met een maatschappelijk doel.
2.3 Het project ‘BiJeVa’ wordt uitsluitend geleid (beheer en administratie) en uitgevoerd door vrijwillige werk(st)ers! Zij zijn in het dagdagelijks leven student, werknemer, ervaringsdeskundige, gepensioneerde en hebben als gemeenschappelijk kenmerk hun drijvende kracht.
2.4 De v.z.w. BiJeVa heeft geen betaalde medewerk(st)ers in dienst. Als de financiële positie van de organisatie dat toelaat biedt de organisatie een vergoedingsmogelijkheid. Vergoedingen mogen niet de vorm van beloningen aannemen en moeten dus binnen de normen blijven vastgelegd in de betreffende vrijwilligers wetgeving. Het vergoeden van de onkosten gemaakt door de vrijwilligersomkadering en die naar maatschappelijke opvattingen vergoed plegen te worden, gebeurt binnen de normen vastgelegd in de betreffende wetgeving. Vergoeden van verplaatsingen met eigen wagen mag kostendekkend zijn of gebeurt op basis van de forfaitaire km-vergoeding die de Vlaamse Overheid gebruikt voor haar ambtenaren en binnen de regels van de geldende fiscale wetgeving. De totale vergoeding van bestuursleden, ongeacht of die tevens een uitvoerende functie vervullen, zal feitelijk niet meer bedragen dan een vergoeding voor gemaakte onkosten en een niet bovenmatige vergoeding van alle persoonlijke onkosten die met het voorbereiden en bijwonen van een vergadering samenhangen. Er is in ieder geval sprake van een niet bovenmatige vergoeding indien de eventueel ontvangen vergoeding in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van de verrichte werkzaamheden, het karakter heeft van een kostenvergoeding en daarnaast de maximumbedragen in het kader van het Vrijwilligers vergoeding besluit (Regeling maximumbedragen vrijwilligersvergoeding) niet te boven gaat .
2.5 De vereniging werkt feitencratisch. Feitencratisch werken vertrekt, anders dan bureaucratisch, vanuit de werkelijkheid waarbij door onze strategische inzet van sociale media op een informele manier een heel grote groep een beetje doet in samenhang met een kleine kerngroep die veel doet en die elk hun inspanningen daarbij ook richten op het leveren van waarde.
Het dienend voortrekkerschap van het feitencratisch werken is in handen van bezielster Anny De Windt.
Daarom dat de voortrekkende bezielster:
– bij de ouder(s) en hun kinderen, de vrijwillig(st)ers en de donateurs investeert in de relatie en niet direct in de inzet;
– kiest voor effectiviteit boven efficiëntie
– en denkt in termen van mogelijk maken i.p.v. organisatie en aansturing.
BiJeVa vzw is dus met mogelijk maken i.p.v. organisatie en aansturing bezig. Ouders met hun kind(eren) in een kansarmoedesituatie die hulp zoeken, vragen om een oplossing niet om toestemming. Dat is waar het feitelijk omgaat bij BiJeVa vzw.
Daarom:
– helpt BiJeVa ouder(s) en kinderen in ‘kansarmoede’ van dichtbij, levensbreed en op een manier waarin
de mens en het menselijke centraal staan gericht op het verminderen van stress zonder het voeren
van de eigen regie over hun leven onnodig te belemmeren of te hinderen en het aanreiken van tools;
– is onze vakantie- en Educa Containerwerking geen op zichzelf bestaand gebeuren maar om te zorgen dat
die kinderen erbij horen met als doel of als gevolg dat men zich kan ontspannen en er zich beter bij voelt;
– kunnen tijdens sociale interacties in de dagdagelijkse realiteit onze vormen van sociale steun tegelijkertijd plaatsvinden en elkaar zelfs beïnvloeden.
Wat de behoeften en wensen van ouder(s) en kind(eren) betreft kiezen we voor 5 elementen die we van het grootste belang vinden voor kinderarmoede te verzachten nu en in de toekomst:
Eerst en vooral
– Dichtbij want de mens en het menselijke staat pas centraal als je vertrekt van de arme.
En verder
– Levensbreed want hun onzorgvuldigheid, afwezigheid, impulsiviteit, onvoorspelbaarheid en fouten maken zijn het gevolg van de stress
die met armoede gepaard gaat doordat hun denken verandert omdat de kopzorg al hun aandacht opeist.
– Investeren in de relatie vanuit luisteren en meedenken maakt de tongen wat losser en niet direct in de inzet daar komt verborgen
gedrag van.
– Denken in termen van mogelijk maken want dan zie je ouder(s) en kinderen met dromen, niet alleen met problemen, i.p.v. sturen daar
komt onnodige bemoeienis hebben met het gezin van wat een aanslag is op de eigen regie over hun leven.
– Een niet-veroordelende houding aannemen.
We focussen op:
1. Wil je geholpen worden?
2. Aandacht geven (wat aandacht krijgt groeit), persoonlijke groei en betrokkenheid op en van ouder(s) en kinderen.
3. De kracht van dankbaarheid.
4. Doen als de beste manier van denken passend bij wat ze kunnen en willen.
5. Langdurig contact, vast gezicht, warme overdracht.
6. Terug in balans geraken.
2.6 De doelrealisatie wat betreft de toelichting welke services en activiteiten de vereniging uitvoert en de gewenste verbetering die ze wil realiseren zijn vastgelegd onder de aanklikbare plaatjes Wat?, Reden?, Waar?, Hoe? En Arm?, op de homepage van bijeva.be. De vereniging licht toe wat is gerealiseerd in de rubriek ‘Stand van zaken’ te vinden onder het hierboven aangegeven aanklikbare plaatje Wat?.
2.7 De vereniging gaat nog verder dan de wet op de informatieplicht in het vrijwilligerswerk (wet betreffende de rechten van vrijwilligers – 3 juli 2005) en het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk (23 maart 1994). Voor de BiJeVa-vrijwillig(st)er het vrijwilligerswerk start, ondertekent hij/zij samen met de vereniging een afsprakennota op papier. De vrijwillig(st)er krijgt een papieren of digitale kopie van deze afsprakennota. De afsprakennota van BiJeVa vzw bevat naast de wettelijke informatie nog extra informatie over:
- de aard, de duur en de frequentie van het vrijwilligerswerk;
- de werking van de vereniging;
- de plaats van de vrijwillig(st)er en van het vrijwilligerswerk binnen de vereniging;
- de contactpersoon voor de vrijwillig(st)er binnen de vereniging;
- de vorming en opleiding die de vrijwillig(st)er binnen de vereniging krijgt of daarbuiten kan volgen;
- de normen en waarden van BiJeVa vzw;
- een integriteitsbeleid en geeft inzicht in de wijze waarop de verantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid is belegd;
- op welke vormen van grensoverschrijdend gedrag de vereniging alert is in de context van haar doel/ouders en kinderen waarop BiJeVa zich richt en gaat ook in op seksueel ongewenst gedrag;
- de wijze waarop de vereniging grensoverschrijdend gedrag tracht te voorkomen;
- hoe grensoverschrijdend gedrag laagdrempelig en veilig kan worden gemeld en welke maatregelen de vereniging neemt naar aanleiding van een melding.
3. Openbaarheid
3.1
a) De vereniging plaatst het in artikel 1.5 bedoelde bestedingsoverzicht op haar website.
b) Andere informatie over haar werk en in het bijzonder informatie over de uitgevoerde services en activiteiten zijn eveneens te raadplegen op haar website onder de rubriek ‘Stand van zaken’ te vinden op de homepage bijeva.be onder Wat doet BiJeVa?
c) Op de website bijeva.be staat een terugkoppeling over activiteiten en gebeurtenissen van het afgelopen jaar en ook een indruk van de plannen voor het komende jaar. De terugkoppeling te vinden op de homepage onder (terugkoppeling’en ‘Feedback’.
d) Aan iedereen die geld en/of goederen geschonken heeft en daar schriftelijk om vraagt ten laatste in het boekjaar volgend op hun inbreng wordt een toegangscode toegestuurd om een jaarverslag over het afgelopen boekjaar waarin algemene en financiële aandachtspunten aan bod komen, in te kijken.
De algemene aandachtspunten beschrijven activiteiten en gebeurtenissen van het afgelopen werkingsjaar. Daarnaast geven ze ook een indruk van de plannen voor het komende jaar.
De financiële aandachtspunten laten op hoofdlijn zien:
· de kostenstructuur (bestedingsoverzicht die alle uitgaven – uitvoeringskosten, fondsenwervingskosten en doelbesteding – weergeven);
· staat van inkomsten en uitgaven (vereenvoudigd schema)
· staat van het patrimonium (minimaal schema)
· Certificaat van neerlegging van rekeningen op de griffie of een op de griffie afgestempelde kopie voor eensluidend verklaart door twee bestuurders of een verklaring op eer van voorzitter en/of secretaris.
3.2 Te allen tijde voor elke potentiële gever die dat wil weten en daartoe schriftelijk een verzoek richt aan vzw BiJeVa, is de vereniging bereid:
· haar financiën en project open te bespreken en hun vragen daarover te beantwoorden.
Daarbij zal de vereniging geen druk uitoefenen en een afwijzing accepteren als er eventueel aangegeven wordt geen interesse te hebben.
4. Algemene gedragsregels
Het uitgangspunt is dat alle acties in beginsel geoorloofd zijn, tenzij ze in strijd zijn met de beschreven normen.
Wij wensen een goede relatie met en het vertrouwen zowel bij onze (potentiële) donateurs, sponsoren, als bij de subsidieverstrekkers te behouden.
a) Respect en belangstelling voor donateurs zijn niet slechts fatsoenshalve geboden. Donateurs dienen niet slechts als geldgevers beschouwd te worden, maar als een groep betrokken en waardevolle relaties en trekkers van solidariteit die kunnen en willen helpen bij het beter verwezenlijken van de statutair bepaalde doelstelling(en) van de vereniging.
De vereniging zal:
– op haar documenten en publicaties de gegevens vermelden die het mogelijk maken haar duidelijk te identificeren;
– op haar documenten en publicaties geen informatie vermelden die ofwel de donateurs op een dwaalspoor zou kunnen brengen ofwel foutieve verklaringen, aanduidingen of voorstellingen bevat;
– de bestemming van de giften vanwege de donateurs respecteren, overeenkomstig de oproep die tot hen werd gericht of de eventuele voorkeuren die zij te kennen gaven;
– geplande services en activiteiten ook in weerwil van kleine moeilijkheden laten plaatsvinden;
– Tijdens een zeer wijdverspreide besmettelijke virusuitbraak primeren belangen van individueel kind boven deze van een groep kinderen. Zo willen wij naar aanleiding van dan geldende bestrijdingsmaatregelen, bijv. niet één van onze kinderen ‘uitsluiten’ om meerdere andere op een activiteit mee te nemen. Dit heeft te maken met de manier waarop bij de vereniging de toeleiding van deelnemers gebeurd. Deze gebeurd namelijk persoonlijk door bezielster Anny De Windt tijdens haar huisbezoeken aan de gezinnen met een betrokkenheid en houding het best te omschrijven als compassionele ontferming gericht op het verminderen van stress. Kansarmoede is een leefwereld waarin voor de gezinsleden alles door elkaar gebeurt, waar verwarring, stress, onvoorspelbaarheid en uitsluiting heerst. Als vereniging opgericht om te strijden tegen uitsluiting van kinderen die opgroeien in kansarmoede willen wij zeker niet aan uitsluiting doen vooral ook door de geldende bestrijdingsmaatregelen de kwaliteitsbeleving bij de kinderen sterk afneemt en bij sommigen angst toeneemt.
b) Fondsenwerving mag geen afbreuk doen aan algemene regels, zoals die zijn geformuleerd in wetten en aan de ethische principes in fondsenwerving. Beleid en gedrag inzake fondsenwerving dienen mede getoetst te worden aan gedragsnormen, die niet expliciet in wetten en andere regelingen zijn vastgelegd, maar die binnen de maatschappij, in de loop der tijd gegroeid zijn en op een groot draagvlak mogen rekenen.
c) De boodschappen van de fondsenwerving mogen nooit schade berokkenen aan de geestelijke en/of lichamelijke gesteldheid van de ouders en kinderen waarop de vereniging zich richt.
d) Fondsenwerving mag geen afbreuk doen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de vereniging aan de ouders en kinderen waarop de vereniging zich richt.
e) Vertrouwelijke gegevens zullen nooit gebruikt worden voor fondsenwervende activiteiten.
f) De vereniging zal zich strikt houden aan de wet op de persoonsregistratie, de bescherming van het privéleven en andere relevante wetgeving in al haar activiteiten op het gebied van fondsenwerving.
g) Fondsenwerving mag niet de onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de vereniging aantasten.
● Om het belangloos en zelfstandig beheer en de doelstelling van v.z.w. BiJeVa niet in het gedrang te brengen en te voorkomen dat ons imago gebruikt kan worden zonder voorafgaande toestemming gekoppeld aan afspraken verbinden wij ons ertoe erover te waken dat elke dienstenleverancier of andere tussenpersoon (o.a. een betaalde werver, een vrijwillig(st)er) aan wie door v.z.w. BiJeVa de sensibilisering, de rekrutering en de fondsenwerving (het innen van gelden) wordt toevertrouwd hier in de werverslijst staat vermeld met naam, voornaam, foto, opdracht en duurtijd van de opdracht.
● We vinden het niet enkel belangrijk om misbruiken of afwijkingen te voorkomen die ons imago en onze activiteiten zouden kunnen hypothekeren, maar ook deze te kunnen aanpakken als die schade hebben toegebracht.
Daarom:
– indien u enig verband met v.z.w. BiJeVa constateert dat als borg gebruikt wordt voor commerciële activiteiten van een leverancier of voor fondsenwerving door een dienstverlener of een andere tussenpersoon die hiervoor niet in de werverslijst staat, dan kan u dit hier melden;
– indien u zowel qua inhoud van de verschafte uitleg over v.z.w. BiJeVa als qua ‘verantwoord gedrag’ in het optreden van een dienstenleverancier of andere tussenpersoon die hiervoor in de werverslijst staat vermeld enige opmerking heeft dan kan u deze hier melden.
5. Selectie van doelen voor fondsenwerving
Het doel van fondsenwerving kan slechts zijn het financieren van activiteiten en services van de vereniging voor zover die passen in haar statutair bepaalde doelstelling(en).
6. Sponsoring en donaties
6.1 a. Algemeen
Alle particulieren, bedrijven, instellingen en andere organisaties die de vereniging willen steunen, met respect voor de belangen van de vereniging en van haar ouders en kinderen waarop de vereniging zich richt, zullen naar algemene fatsoensnormen en met respect voor hun wensen/voorkeuren behandeld en bejegend worden.
6.1 b. Als fondsenwerver willen wij niet vergeten dat men zijn eigen naam – en geloofwaardigheid – ook verbindt aan de naam en het imago van àlle steun verlenende partijen inclusief subsidieverstrekkers en bedrijven. Ofschoon er een relatie bestaat met een steun verlenende partij zullen beleid en gedrag inzake fondsenverstrekking altijd mede aan die norm van verbinding getoetst worden.
6.2 Selectie van sponsors
Het uitgangspunt bij de selectie van sponsors zal zijn, samenwerking met bedrijven die hun maatschappelijke verantwoordelijkheid integraal aanvaarden, of daartoe tenminste de intentie hebben.
De goede naam – en de geloofwaardigheid – van de vereniging dienen beschermd te worden. Daartoe zal de vereniging het liefst samenwerken met bedrijven die producten fabriceren en/of verhandelen of andere activiteiten ontplooien, die naar algemeen aanvaarde opvattingen niet schadelijk zijn of kunnen zijn en met dienstverleners die nog authentieke menselijke aandacht voor hun klanten betrachten.
Sponsorovereenkomsten met leveranciers mogen geen kosten opdrijvend effect hebben en de onafhankelijkheid van de vereniging mag niet in het gedrag komen. Om problemen te voorkomen zal de sponsor- en leveranciersrelatie goed gescheiden worden en ervoor gezorgd worden dat er tegenover de sponsorbijdrage een tegenprestatie van voldoende betekenis staat.
De vereniging zal bij het zoeken van sponsors eventuele risico’s zorgvuldig afwegen tegen de opbrengst van de sponsorovereenkomst.
6.3 Het sluiten van overeenkomsten
Overeenkomsten tot sponsoring zullen worden aangegaan op een wijze die de sponsor zo weinig mogelijk extra administratieve rompslomp geeft. Een overeenkomst komt tot stand als BiJeVa vzw op haar bankrekening een inbreng van de sponsor ontvangt met de vermelding van de gekozen sponsorformule uit sponsorvoorstellen die de vereniging heeft bekend gemaakt via haar website of een sponsordossier bezorgd aan de sponsor. Voor een sponsor die erom vraagt zal de overeenkomst schriftelijk worden aangegaan. Het algemeen gedeelte van de Gedragscode, alsmede de bepalingen betreffende sponsoring zijn van toepassing op iedere overeenkomst tot sponsoring ongeacht op welke wijze die wordt aangegaan. In de schriftelijke overeenkomst wordt dit tevens aangegeven door middel van de opname van een daartoe strekkende clausule.
6.4 Uitvoering van overeenkomsten
a) Zowel de sponsor als de vereniging neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich de afgesproken prestaties en tegenprestaties naar behoren te leveren.
b) Zowel de sponsor als de vereniging neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich om in geval van verschil van mening over de kwaliteit van de geleverde prestatie of tegenprestatie of conflict tussen partijen, in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te zoeken.
6.5 Tegenprestaties
De gedragscode strekt zich uit over samenwerking met bedrijven waarbij de vereniging vooral communicatieve tegenprestaties levert. Maar het leveren van andere faciliteiten zijn denkbaar.
Er worden geen tegenprestaties geleverd die de onafhankelijkheid en de toegankelijkheid van het aanbod van de vereniging aantasten of zelfs maar die suggestie wekken. Tegenprestaties zullen niet bestaan uit het verstrekken van persoonsgegevens over de doelgroep aan de sponsor of aan diens relaties. Tenzij een lid van de doelgroep hiervoor expliciet toestemming verleent.
6.6 Onafhankelijkheid
De vereniging behoudt ten allen tijde haar onafhankelijkheid en kan kiezen voor het door haar gewenste beleid, zonder dat daarvoor eerst de sponsors om goedkeuring of om advies gevraagd moet worden. Uiteraard geldt ook het omgekeerde, namelijk dat de vereniging zich niet moet willen mengen in het beleid van de sponsor.
6.7 Relatie tussen prestatie en tegenprestatie
Omdat sociale sponsoring vooral kwalitatieve communicatie is zullen beide partijen met elkaar een redelijke verhouding tussen prestatie en tegenprestatie bepalen.
6.8 Publiciteit
a) De sponsor en de vereniging maken in hun communicatie-uitingen slechts gebruik van elkaars naam voor zover dat met zoveel woorden in de sponsorovereenkomst is overeengekomen of indien daartoe in een later stadium met zoveel woorden toestemming is verleend door de wederpartij.
b) De sponsor en de vereniging dragen zorg dat communicatie-uitingen terughoudend moeten zijn in aard en omvang, teneinde mensen die toch al extra kwetsbaar zijn niet te irriteren, te stigmatiseren en niet hun rust te verstoren.
6.9 Donaties
De vereniging zal geen donaties accepteren voor zover de donateur deze een bestemming wenst te geven die strijdig is met enige bepaling van deze Gedragscode. Indien er sprake is van strijd met de Gedragscode, kan de vereniging in overleg treden met de donateur en deze een alternatief voorleggen dat wel in overeenstemming is met de Gedragscode. Indien overleg niet mogelijk is of de donateur niet kan instemmen met het voorstel van de vereniging, zal deze de donatie weigeren.
6.10 Privacy van donateurs
a) De namen en het geschonken bedrag van individuele donateurs zullen niet openbaar gemaakt worden zonder gerichte uitdrukkelijke toestemming van de betreffende donateurs. Er moet bedacht worden dat de vereniging en donateur op het gebied van geheimhouding geen gelijke rechten hebben. Terwijl de identiteit van de donateur tegen diens wil niet bekendgemaakt kan worden, kan de donateur zelf op elk gewenst moment de publiciteit zoeken met zijn bijdrage.
b) De op naam terug te voeren gegevens van donateurs zullen niet beschikbaar worden gesteld aan derden, behoudens gerichte schriftelijke toestemming van de betreffende donateurs. Onder derden worden hier ook verstaan andere speciaal voor fondsenwerving door de vereniging opgerichte rechtspersonen.
7. Klachten en geschillen
Onderscheid wordt gemaakt tussen klachten en geschillen.
Geschil
Van een geschil in de zin van deze Gedragscode is sprake indien er een verschil van mening of conflict bestaat tussen partijen bij een sponsorovereenkomst inzake de uitvoering van de betreffende overeenkomst of bij een donatie waar de donateur zijn voorkeuren aangeeft.
Indien partijen niet in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare oplossing vinden, kan de indiener op ad hoc basis en zijn kosten deskundigen uitnodigen. Te denken is met name aan een deskundige op het gebied van ethische vraagstukken, een onafhankelijke expert-boekhouder of bedrijfsrevisor, een vertegenwoordiger van een consumentenorganisatie, een extern adviseur van een organisatie die onafhankelijk actief is als toezichthouder op het gebied van sponsoring en fondswerving voor erkende goede doelen.
Indien de specialist of raad van specialisten de vordering/de klacht ontvankelijk verklaart:
– stelt hij betrokken partijen in de gelegenheid hun standpunten toe te lichten;
– geeft een bindend advies tot oplossing van het geschil of suggesties voor verbetering indien de Gedragscode niet of onvoldoende is nageleefd door de vereniging.
Als de vereniging in een geschil volledig in het ongelijk wordt gesteld verbindt zij zich tot terugbetaling of teruggave van de ontvangen steun. De vereniging aanvaardt verder geen enkele verantwoordelijkheid noch schadevergoeding te dragen van welke aard en omvang dan ook, omdat zij als lokale fondsenwervende vereniging die uitsluitend met vrijwillige werk(st)ers haar goede doel nastreeft, geen gelden van niet bij het geschil of conflict betrokken schenkers wil besteden en meer in het algemeen haar werking niet in gevaar wil brengen.
Klacht / Klachtenprocedure
In geval van een gemotiveerde en schriftelijke klacht gericht aan de vzw BiJeVa verbindt zij zich ertoe de toelating te verlenen aan een door de klager aangestelde officieel erkend expert-boekhouder fiscalist of bedrijfsrevisor inzage te hebben in alle boekhoudkundige stukken en de nauwgezetheid ervan na te gaan, en dit op kosten van de klager.
Een klacht kan ingediend worden door iedere belanghebbende, tenzij hij partij is in een geschil.
Klachten over v.z.w. BiJeVa kunt u schriftelijk indienen op de maatschappelijke zetel of het vestigingsadres. Onze contactgegevens zijn:
maatschappelijke zetel, v.z.w. BiJeVa, Katstraat 15 – 9340 Lede
Vestigingsadres, v.z.w. BiJeVa, Hazestraat 71 – 9620 Zottegem
De medewerk(st)er die verantwoordelijk is voor het betreffende onderwerp zal uw klacht zo spoedig als mogelijk, doch bij voorkeur binnen 21 dagen afhandelen. Indien het niet mogelijk is om uw klacht binnen deze termijn te behandelen, doet zij of hij een schriftelijk voorstel over de verdere afhandeling.
Medewerk(st)ers worden geacht hun volle medewerking aan elk onderzoek te verlenen.
Indien u niet tevreden bent, kunt u schriftelijk bezwaar indienen bij de voorzitter van v.z.w. BiJeVa. De voorzitter reageert binnen 21 dagen schriftelijk over de verdere afhandeling.
8. Datum inwerkingtreding
De Gedragscode trad in werking op 05 april 2008.